REEMBOLSO DE CAJA MENOR

llama Caja menor o caja chica a una cantidad pequeña de fondos en dinero en efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolso por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo. Normalmente una cantidad de $250.000 pesos sería suficiente para las necesidades de los pequeños negocios, sin embargo, negocios más grandes tienen varios miles de pesos a discreción como fondos para la caja menor. y o son varios Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total mas los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.

Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.

Normas Generales:

 Los recursos entregados para el  manejo de las  cajas  menores son montos fijos reembolsables que por ningún motivo, deben superar el valor aprobado  para su manejo.

Los gastos que se realizan con cargo a los recursos de caja  menor deben  cumplir con las normas  internas de la Institución contables, legales y fiscales.

Los pagos por caja menor se efectuarán, únicamente en los horarios establecidos para esta actividad y una vez diligenciado el formato correspondiente en su totalidad y aprobado por la persona autorizada.

Por ningún motivo se puede fraccionar en varios vales, una factura o documento equivalente cuyo valor supere el monto establecido para pagos por caja menor.

Los gastos cubiertos  con recursos de caja menor (exceptuando los gastos  de transporte), deben ser soportados  con factura  de venta  o documento equivalente a nombre de la Pontificia

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Los recursos de caja menor, no pueden ser utilizados para cubrir gastos de bienes o servicios 

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